Jak jsme pomohli a výrazně snížili administrativu dentální hygieny Perios
O klientovi
Ordinace dentální hygieny Perios Jany Norkin, DiS. se specializuje na dentální hygienu a svým pacientům nabízí bezbolestné, komplexní ošetření a specializovanou léčbu parodontálních potíží neinvazivní cestou. Stejně jako mnoho provozovatelů dentálních ordinací ale začala narážet na problémy s objednáváním pacientů, jejich nedocházením na plánované návštěvy a časově náročnou administrativou při přijímání nových pacientů.
Výzvy
1. Efektivní řízení objednávání pacientů
Z běžné praxe víme, že dentální hygienistky nemívají recepční ani asistentku. Veškeré hovory ohledně objednávek tak musela vyřizovat hygienistka sama. Během ošetření ale nemohla hovory přijímat, což často vedlo ke ztrátě pacienta. Aby je znovu získala, musela hygienistka po pracovní době obvolávat zmeškané hovory a domlouvat termíny – což bylo časově i psychicky náročné pro obě strany.
Pacient se může jednoduše objednat přes aplikaci iKlient.
2. Zníženie počtu pacientov, ktorí neprišli na objednané ošetrenie.
Dlouhodobým problémem dentálních ordinací bývá, že se objednaní pacienti nedostaví na smluvený termín. Hygienistka pak jen obtížně hledá náhradu. V tomto případě měsíčně nedorazilo průměrně 6–8 pacientů, což znamenalo ztrátu přibližně 19 911 Kč a zároveň prodlužovalo čekací lhůty pro ostatní pacienty.
Řešení
Na tyto běžné, ale náročné výzvy, které trápí většinu ordinací dentální hygieny, se našlo snadné řešení díky nástrojům stomatologického softwaru XDENT.
1. Online objednávkový formulář na webu ordinace
Na webové stránky ordinace jsme umístili online objednávkový formulář. Náš software XDENT byl s formulářem plně propojen a všechny změny se automaticky propisovaly do systému. Pacienti se tak mohli objednat kdykoli, bez nutnosti telefonovat, a hygienistka nemusela po pracovní době obvolávat zmeškané hovory. Kalendář se jí plnil automaticky.
2. Automatické SMS připomínky pacientům
Problém se zmeškanými termíny jsme vyřešili zavedením automatických SMS připomínek. Systém XDENT je odesílá zcela automaticky, bez potřeby zásahu hygienistky.
Službu navíc doplňuje možnost potvrzení termínu odpovědí na SMS. Tato odpověď se automaticky propíše do kalendáře. Výrazně se tak snížil počet nedostavených pacientů.
Pokud se pacient omluvil, systém umožňuje využít tzv. čekací listinu – hygienistka tak měla dostatek času nabídnout uvolněný termín náhradníkovi.
3. Zrychlení administrativy pomocí elektronických formulářů
Díky službě XDENT TABLETS mohli pacienti vyplnit veškeré formuláře elektronicky na tabletu v čekárně a potvrdit je biometrickým podpisem. Všechny údaje se automaticky přenesly do systému a hygienistka mohla ihned zahájit ošetření.
Elektronické formuláře usnadnily zadávání důležitých údajů. S XDENT má hygienistka jistotu, že:
jsou všechna povinná pole správně vyplněna,
systém jí automaticky připomene nutnost opětovného vyplnění (např. při aktualizaci údajů),
lze předvyplnit vybraná pole a používat rychlé rozbalovací nabídky (např. u léků).
Hygienistka navíc může pacientům sdílet fotografie a videa přímo z aplikace XDENT.
Ordinace mohla pacientům nabídnout klientskou zónu, kde si mohli prohlédnout podepsané formuláře, léčebné plány, výukové fotografie nebo videa pořízená během ošetření. Pacienti zde také mohli nahrávat potřebné dokumenty – například rentgeny od svého stomatologa.
Výsledek
Jaký byl výsledek naší spolupráce? Díky nasazení systému XDENT:
se snížil počet nedocházejících pacientů na 1–2 měsíčně,
se hygienistce podařilo zamezit ztrátám ve výši cca 595 €,
se zkrátila administrativní zátěž o 20 minut na jedno ošetření,
se zmírnil každodenní stres spojený s plánováním schůzek a obvoláváním pacientů,
a zjednodušila se komunikace s pacienty, kteří byli s péčí spokojenější.
